为加强艺术学院电子资料的保管和利用,充分发挥电子资料作用,为学院发展服务,特制定本办法。

　　一、电子资料归档要求

　　1.凡属归档范围的文件、资料，应在每个学期结束前一周进行电子化归档。学院各部门的电子资料收集责任人需按时按照归档范围进行收集，各教职工、学生需配合收集责任人，对所掌握资料及时、主动归档。

　　2.电子版材料可直接收集、归档。纸质版材料应通过扫描、照相等方式转化为电子版归档。

　　3.凡归档的电子资料，必须做到齐全完整、图像清晰，建立文件夹分类保存。

　　4.为长期、完好地保存电子资料，各部门资料管理人员应定期做好备份工作，每学期将本学期电子资料交行政办公室备份。

　　5.相关人员要严格按照保密工作要求，做好保密相关工作。

　　二、电子资料归档范围及责任人

　　凡当年工作活动中形成的、具有保存价值重要资料，均属归档范围，由学院各部门的责任人收集、保管。

　　（一）教学工作电子资料

　　以下电子资料由各系主任负责收集、整理，统一交教学秘书保存：

　　1.教师教改项目申报书、中期检查、结题报告。

　　2.教改成果奖申报书、批复文件。

　　3.音乐会、毕业展、采风展等活动的文字、影像资料。

　　4.其他具有保存价值的电子、影像资料。

　　以下电子资料由教学秘书负责收集、整理、保存：

　　1.毕业论文。

　　2.大学生创新创业训练项目相关材料。

　　3.实习基地协议、基本信息等资料。

　　4.其他具有保存价值的电子、影像资料。

　　（二）科研工作电子资料

　　以下电子资料由各系主任负责收集、整理，统一交科研秘书保存：

　　1.教师发表科研论文：期刊封面、目录页、正文全文，广电总局出版署期刊查找页。

　　2.教师纵向科研立项：立项证书、到账经费相关证明，或者科技处提供的电子数据。

　　3.教师横向科研立项：到账经费相关证明，或者科技处提供的电子数据。

　　4.教师科研专著或译著：封面、封底、版权页。

　　5.教师主编或者参与教材：封面、封底、版权页，参与教材需有出版社出具的编写字数证明。

　　6.教师学术（表演、比赛）获奖及教师参与展览：相关获奖证书及参展证书。

　　7.教师专利：专利局专利证书。

　　8.教师创作刊登杂志等：杂志封面、目录页、刊登页。

　　9.其他具有保存价值的电子、影像资料。

　　以下电子资料由科研秘书负责收集、整理、保存：

　　1.新建立产学研基地、校级研究所及实验室：签约合同、协议。

　　2.已有产学研基地、研究所或者重点实验室签订项目：合同、协议、立项书、到账经费证明等。

　　3.学术讲座：申请书、相关报道、照片等。

　　4.其他具有保存价值的电子、影像资料。

　　（三）学生工作电子资料

　　由学生工作办公室主任负责收集、整理、保存。主要包括：

　　1.学生获奖或参展：相关获奖证书及参展证书。

　　2.学生各类活动：策划、方案、活动影像资料。

　　3.学生发表论文：期刊封面、目录页、正文全文，广电总局出版署期刊查找页。

　　4.就业信息：就业率、就业指导与服务活动的文字记录及影像资料。

　　5.其他具有保存价值的电子、影像资料。

　　（四）资产、实验室、工作室电子资料

　　由资产管理员负责收集、整理、保存。主要包括：

　　1.资产新增、资产报废相关资料。

　　2.实验室（工作室）信息报盘。

　　3.实验室（工作室）建设项目申报相关资料。

　　（五） 行政工作电子资料

　　由办公室主任负责收集、整理、保存。主要包括：

　　1.学院政策性文件材料。

　　2.关于重要问题的请示与上级的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表、合同等。

　　3.重要会议的文字、影像资料。  

　　4.重大仪式、重要活动的文字、影像资料。

　　5.学院党政工作获得的各种荣誉的影像资料。

　　6.其他具有保存价值的电子、影像资料。

　　（六） 党务工作电子资料

　　由各支部书记负责收集、整理，统一交学院办公室保存。主要包括：

　　1.党总支及各支部工作计划、总结。

　　2.党总支及各支部党员活动的文字及影像资料。

　　3.党建考核、评议相关资料。

　　4.其他具有保存价值的电子、影像资料。

　　艺术学院

　　2017年6月16日

　　西安文理学院艺术学院办公室             2017年6月16日印发